Sachakten

Dienstliche Unterlagen, die für das laufende Geschäft nicht mehr benötigt werden und deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen dem HU-Universitätsarchiv angeboten werden. Die Mitarbeiterinnen des Universitätsarchivs entscheiden über die Archivwürdigkeit und historische Bedeutung dieser Unterlagen.

Bitte listen Sie alle Akteneinheiten (zumeist Ordner) einzeln in einer Abgabeliste auf. Beschriften Sie bitte jeden Aktenordner mit einer fortlaufenden Nummer, die in der digitalen Abgabeliste als laufende Nummer aufgenommen wird. Die digitale Abgabeliste fungiert zugleich als Abgabeverzeichnis und Kassationsnachweis.

In Einzelfällen kann die für Ihren Bereich zuständige Mitarbeiterin des Archivs vor Ort eine Sichtung vornehmen.

Hier gelangen Sie zu einer Beispielabgabeliste.

Schicken Sie die digitale Abgabeliste vollständig ausgefüllt an das Universitätsarchiv. Nach der Bewertung wird sich die betreffende Mitarbeiterin bei Ihnen melden und mitteilen, welche Akteneinheiten übernommen bzw. nicht übernommen werden. Erst nach persönlicher Abstimmung und Terminvereinbarung mit der zuständigen Mitarbeiterin können die zu übernehmenden Akten an das Universitätsarchiv gesendet werden. Akten, die nicht vom Universitätsarchiv übernommen werden, sind über den Datenschutzbeauftragten zu entsorgen.

 

Vorbereitung der Akten und Ablauf der Übergabe:

- Akten, sortiert und nummeriert nach Reihenfolge der Exceltabelle, in Kisten verpacken (Nummerierung nach Reihenfolge in Tabelle belassen)

- ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben, stempeln und der Sendung beifügen (am besten in Karton 1 einlegen)

- Kisten nummerieren und mit Absender versehen.

Wir bitten Sie, ein Gewicht von 15 Kilogramm pro Umzugs-/Archivkiste (Obergrenze) für den Transport in das Universitätsarchiv auf keinen Fall zu überschreiten. Den Transport bitte über die Hauspost organisieren.

Nachdem die Akten im Universitätsarchiv eingegangen sind, werden diese auf Vollständigkeit anhand der Abgabeliste überprüft und mit Zugangsnummern versehen.

Die Akten werden in alterungsbeständige Archivkartons verpackt und im Magazin des Universitätsarchivs eingelagert.

Ein mit Bearbeitungsvermerken der Mitarbeiterinnen des Universitätsarchivs versehenes Exemplar der Abgabeliste erhalten Sie als Nachweis zurück.