Prüfungsakten, Promotions- und Habilitationsakten

Die Abgabe dieser Akten kann in regelmäßigen Abständen für einen bestimmten definierten Zeitraum über die einzelnen zuständigen Verwaltungseinheiten erfolgen. Für diese Akten fungiert das Universitätsarchiv bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder anderweitiger Vorgaben der HU als Zwischenarchiv. D. h., die Akten gehören noch immer der zuständigen Verwaltungseinheit, werden aber im Universitätsarchiv aufbewahrt.

BA- oder Masterarbeiten bzw. Promotions- oder Habilitationsschriften werden nicht vom Universitätsarchiv übernommen.

Bitte listen Sie alle Akten in eine der folgenden Tabellen einzeln nummeriert auf.

Hier gelangen Sie zu einer Beispielabgabeliste für Prüfungsakten.

  • Übernahme der Daten aus HIS-POSS, falls möglich
  • bei Studienabbruch das Exmatrikulationsdatum auf der Akte vermerken und in die Tabelle eintragen

Hier gelangen Sie zu einer Beispielabgabeliste für Promotions- und Habilitationsakten.

  • bitte Promotion- und Habilitationsakten getrennt auflisten (in separate Exceldateien)
  • bei Abbruch ein Datum in der Tabelle eintragen

Bitte nehmen Sie vor jeder Aktenabgabe Kontakt mit der jeweils zuständigen Mitarbeiterin im Universitätsarchiv auf und senden ihr die vollständig ausgefüllte Tabelle per Mail. Erst nach Rückmeldung des Universitätsarchivs und genauer Terminvereinbarung können die Akten an das Universitätsarchiv gesendet werden.
 

Vorbereitung der Akten und Ablauf der Übergabe:

- auf jedem Aktendeckel Namen und Vornamen der betreffenden Person vermerken

- bitte nur Hängehefter oder -taschen ohne Metallschienen und Plastikreiter abgeben

- Akten, sortiert und nummeriert nach Reihenfolge der Exceltabelle, in Kisten verpacken (Nummerierung nach Reihenfolge in Tabelle belassen)

- ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben, stempeln und der Sendung beifügen (am besten in Karton 1 einlegen)

- Kisten nummerieren und mit Absender versehen

Wir bitten Sie, ein Gewicht von 15 Kilogramm pro Umzugs-/Universitätsarchivkiste (Obergrenze) für den Transport in das Universitätsarchiv nicht zu überschreiten. Den Transport bitte über die Hauspost organisieren.

Nach Eingang im Universitätsarchiv werden die Akten auf Vollständigkeit anhand der Abgabeliste überprüft und mit Zugangsnummern versehen.

Die Akten werden in alterungsbeständige Universitätsarchivkartons verpackt und im Magazin des Universitätsarchivs eingelagert.

Ein mit Bearbeitungsvermerken der Mitarbeiterinnen des Universitätsarchivs versehenes Exemplar der Abgabeliste erhalten Sie als Nachweis zurück.